成工院规建函〔2017〕8号

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基本建设档案管理实施细则

第一章 总则

第一条 为了加强学校基本建设档案的收集、整理、归档工作，保证学校基建档案的完整、准确、系统、规范，根据《中华人民共和国建筑法》、《建设工程质量管理条例》、《高等学校档案工作规范》、《城市建设档案管理规定》（建设部2001第90号令）、《建设工程文件归档整理规范》(GB/T50328-2001)等国家现行的有关工程建设的法律、法规、规范、标准以及学校档案馆规定，结合实际情况，制定本细则。

第二条 本细则所述基建档案，是指规划建设处作为建设单位承办部门应收集、整理、归档的资料，包括：（1）前期报建资料；（2）工程招投标文件及相关资料；（3）工程合同、补充协议；（4）开工、竣工资料；（5）设备、材料供货合同和相关资料；（6）设计变更、技术核定及签证资料；（7）工程概算、预算及结算审计资料；（8）各类会议纪要、发文；（9）有价值的照片、图表等资料；（10）监理文件；（11）施工文件；（12）竣工图；（13）其它与工程相关的资料。

第三条 基建档案按项目管理归档，规划建设处各科室在工程招标及与勘察、设计、施工、监理等单位签订协议、合同时，应在专用条款中对基建档案和工程资料的编制责任、套数、费用、质量和移交期限等提出明确要求。

第四条 规划建设处各科室应将工程文件的形成和积累纳入工程建设管理的各个环节和有关人员的职责范围，各科科长为资料管理的第一负责人。

第二章 工作规则

第五条 规划建设处各科室应随工程进度同步收集、整理工程资料并按规定移交，移交的资料应为工程原件。

第六条 基建档案应完整、准确、系统。对与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全，整理立卷后归档。对工程资料进行涂改、伪造、随意抽撤或损毁、丢失等的，应按有关规定予以处罚。

第七条 归档文件应字迹清晰、图表整洁、签字盖章手续完备。工程资料在相关移交过程中应办理相互签收手续，保证资料安全。

第八条 工程资料存档原则上必须是正本、原件（盖鲜章）；如果原件另有它用，则在复印件上应注明原件存档处。工程档案一般不少于四套，一套由建设单位保管；一套（原件）移交学校档案馆；一套（原件）移交当地城建档案馆；一套由施工单位留存。移交清单一式两份，填写案卷标题、卷内文件页数、案卷数量、移交时间。移交双方签字盖章，各持一份存查。

第九条 按建设程序和工程特点，归档可以分阶段分期进行，即可分前期报批手续完成，项目竣工验收，项目结算审计完成等三个阶段和时期分别完成。

第十条 基建档案的保管期限分永久、长期、短期三种。永久是指工程档案需永久保存，长期是指工程档案的保存期限等于该工程的使用寿命，短期是指工程档案保存20年以下，其中永久和长期适用于需要归档于城建档案馆及校档案馆的资料,短期适用于留存于规划建设处各科室的资料。

第十一条 对基建档案资料信息的开发利用由规划建设处领导负责组织和审查，重要、珍贵的档案一般不提供原件，如有特殊需要，需经处领导审批同意。

第三章 职责划分

第十二条 规划建设处综合管理科负责规范基建档案材料的形成、积累、保管和整理立卷、归档、移交工作，具体职责如下：

（一）建立项目台账，对接收的档案资料及时登记。

（二）结算审计完成后三个月内将该项目的所有资料移交学校档案馆。

（三）负责招投标资料，各类会议纪要，规划建设处发文等的收集、整理工作。

（四）对破损或变质的档案应及时抢救，特别重要的基建档案应当采取有效措施，确保其安全无损。

第十三条 规划建设处工程技术岗位人员负责前期报批资料，施工过程文件、竣工资料的收集、整理，并分批移交综合科。具体职责如下：

（一）负责对列入校档案馆、城建档案馆接收范围的工程档案进行预验收。结算审计完成后六个月内将该项目的所有资料移城建档案馆。

（二）负责整理前期报批的各类资料并建立台账，项目开工时移交给综合科。

（三）负责施工过程中确认的设计变更、技术核定单、检测报告等资料，在项目竣工验收后移交综合科。

（四）督促施工单位、监理单位在竣工验收后一个月内移交施工和监理竣工资料、竣工图各2套（竣工资料其中一套原件；竣工图为蓝图）。负责对施工资料、监理资料进行审查，并及时移交综合管理科。对资料审查不合格的单位，及时通知经济技术科不予办理结算审计或不予拨付资金。

第十四条 规划建设处经济技术岗位人员负责基建投资计划、项目投资估算、施工预算、结算、各类工程合同、认价文件等资料的收集、整理工作，并及时移交综合科，具体职责如下：

（一）配合工程技术岗位人员对列入校档案馆、城建档案馆接收范围的工程档案进行预验收。

（二）负责整理招投标资料，并在招标工作结束后一月内完成。未中标单位的投标书留存本科室。

（三）负责整理地勘、设计、图审、控制价编制、监理、施工、检测等合同，建立台账，分批移交给综合管理科。

（四）负责整理施工过程中经济签证核定单、认价文件等资料，在项目竣工验收后随工程结算资料一并移交综合管理科。

（五）督促施工单位在竣工验收后报送结算资料，并及时报送给监审处。配合对中介机构出具的审计报告初稿进行检查，正式报告及时移交综合科。配合工程技术科对竣工资料审查不合格的单位，不办理结算审计或不予拨付资金。

第十五条 短期资料到保管期限后，由综合管理科统一造册销毁。销毁前，规划建设处领导应在销毁清册上签署意见，监销人按清册清点核对，销毁后，在销毁清册上签名盖章。

第四章 附则

第十六条 未尽事宜，按照《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2001）、《城市建设档案著录规范》（GB/T50323-2001）《高等学校档案工作规范》中“学校基本建设类档案工作规范”执行。

第十七条 本细则自颁布之日起施行，由规划建设处负责解释。本办法实施后有效期内遇有国家、地方新颁布法律、法规、行政规章与本办法不一致的，从其新法律、法规、行政规章。本细则自颁布之日起执行。

 

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校园规划与基本建设处

2017年9月14日